Dokumentenmanagement für Immobilienmakler

Immobilienmakler zu sein ist ein unglaublich schöner Beruf. Allerdings ist er mit sehr viel Verantwortung verbunden und bietet zahlreiche juristische Fallstricke. Jeder einzelne Vorgang erfordert eine Reihe von Dokumenten und Verträgen. Da wären zum Beispiel Energieausweise, Maklerverträge, Provisionsabrechnungen, Notarverträge – all diese Papiere gehören zum Alltag. Sie alle sollten Teil eines umfassenden Dokumentenmanagementsystems werden. Nur so wird gewährleistet, dass Sie sich in dem Wust an Papierkram noch richtig zurechtfinden.

Warum Dokumentenmanagement so wichtig ist

Im Endeffekt geht es im Maklergeschäft darum, dass Käufer und Verkäufer einer Immobilie durch den Makler zusammengeführt werden. Hierbei entsteht eine Menge an Papierkram. Das allerwichtigste ist dabei, dass all diese Papiere den richtigen Parteien zugeordnet werden. Manche sind nur für den Käufer, andere nur für den Verkäufer relevant, wieder andere sind für beide gemeinsam wichtig. Klassischerweise verläuft das Dokumentenmanagement in dem Fall in Papierform. Von allem wird eine Kopie gemacht und dann in sämtlichen Akten abgelegt. Wird eines davon nach Jahren wieder benötigt, dann läuft jemand zum Aktenschrank und holt die Sachen heraus. Problem dabei ist nur: legt jemand etwas falsch ab, dann werden manche Dokumente unauffindbar. Außerdem haben viele Maklerbüros ihr Archiv außerhalb der Geschäftsräume, um Mietkosten zu sparen. Schneller Zugriff geht anders.

Viel besser wäre eine digitale Lösung. Dabei werden alle Dokumente als Sacn in einer Datenbank abgelegt. Sie können dort mit Kundennummern oder Auftragsnummern versehen werden. So lässt sich jede Transaktion beliebig vielen Parteien zuordnen. Eine Mehrfachspeicherung ist nicht mehr notwendig. Mehrere Zuordnungs-Schlüssel zu verwenden macht deshalb Sinn, weil manche Kunden an mehreren Käufen und Verkäufen beteiligt sind. Somit würde die Kundennummer allein dazu führen, dass immer alle Dokumente angezeigt werden.

Möglich werden solche Datenbanken mit Hilfe von MS Exchange oder Notes, zudem auch noch ein paar andere Nischen-Software-Produkte. Auf jeden Fall haben alle Lösungen ihre besonderen Vor- und Nachteile. Wichtig ist, dass eine Lotus Notes Outlook Migration stattfinden kann, sollte mal der Bedarf das sein. Solche Aspekte sind bei Dokumenten-Datenbanken ein Qualitätskennzeichen. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass auch bei späteren Änderungen der Software-Architektur schneller Zugang zu allen Papieren möglich ist.

 

Dokumentenmanagement und die Cloud

Ein weiterer Aspekt in Sachen Datensicherheit ist die Frage, ob solche Daten auf dem eigenen Server liegen sollen, oder in der Cloud. Hierzu lässt sich sagen, dass heute die Cloud vermutlich besser wäre. Grund dafür ist, dass die Schnelligkeit der Datenleitungen es ermöglicht schnell mit einem externen Speicherort zu arbeiten. Fast so schnell, als würde das Gerät im eigenen Keller stehen. Somit wird es Hackern schwer gemacht Daten abzufangen. Cloud Anbieter haben einfach eine deutlich bessere Sicherheitsarchitektur als Kleinbetriebe oder Agenturen.