Digitalisierung im Handwerk – sinnvoll oder Zeitgeist?
Die Digitalisierung macht vor keiner Branche halt. Allerdings gibt es Branchen, die etwas länger für die Durchdringung mittels Software brauchen. In meinen Augen ist das Handwerk so eine Branche. Sehr gut hat man das in den letzten 20 Jahren etwa bei Bewerbungen gesehen. Es war in Softwarefirmen schon vor etwa 15 Jahren kein Problem, eine Bewerbung in digitaler Form abzugeben. Zu dieser Zeit hatten vielen Handwerksbetriebe noch keine E-Mail-Adresse, geschweige denn eine Webseite.
Dabei können Handwerker genauso von Handwerkersoftware profitieren, wie andere Unternehmen. Viele Kunden sehen digitale Schnittstellen bei der Kommunikation als selbstverständlich. Und auch die Kommunikation zwischen Handwerkern geschieht oft digital: Kontakte werden ausgetauscht, Termine online vereinbart und Dokumente, wie etwa Baupläne, in digitaler Form gespeichert. Zudem können Unternehmen ihre Belegschaft, Aufträge, Kunden und vieles mehr, was zur Organisation eines Handwerkbetriebs, mittels Software für Handwerker organisieren.
Und hier kommt nun das große „Aber“: Eine Software ist nur dann sinnvoll, wenn im Vorfeld die Anwendungsfälle und Prozesse im Unternehmen ausreichend analysiert werden. Gegebenenfalls müssen diese optimiert werden, damit die Software optimal unterstützen kann. Ich sehe oft genug in meinem täglichen Geschäft, wie Unternehmen glauben, dass ineffiziente Prozesse durch eine Software verbessert werden können. Dies ist aber der Trugschluss. Denn ohne Beratung wird man wohl nicht die passende Software für Handwerker finden.
Welche Software soll es denn nun sein?
Wie schon im vorherigen Absatz geschrieben, gibt es nicht DIE richtige Software. Die richtige Software ist die, die zum Handwerksbetrieb passt. Und diese findet man nur, wenn man eine kompetente Beratung (wichtig: Kein Verkaufsgespräch, sondern eine echte Analyse) bekommt.
Ein paar Eckpunkte kann man trotzdem bei der Auswahl von Software für Handwerker auflisten. Diese Aspekte gelten grundsätzlich für Unternehmen, die auf der Suche nach einer Software sind.
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- Welche Aufgaben fallen in Ihrem Handwerksbetrieb an und sollen von der Software unterstützt werden? Achten Sie darauf, dass die Software mindestens diese Anforderungen erfüllt.
- Cloud-Lösung versus lokal installierte Software: Beide Lösungen haben Vorteile und Nachteile. Grundsätzlich: Je weniger Sie sich in Ihrem Betrieb um die Software kümmern möchten (Installation, Updates, etc.), desto eher kommt eine Cloud-Lösung infrage.
- Die Skalierbarkeit einer Software ist wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst. Gerade cloudbasierte Lösungen lassen sich einfach skalieren.
- Der Preis ist wichtig, sollte aber immer als Ganzes betrachtet werden. Ein schönes Beispiel sind Open-Source-Lösungen. Diese kosten nichts. Das jedenfalls glaubt der Laie. Oft ist diese Software aufwändig zu konfigurieren. Das bedeutet, dass Sie Zeit aufwenden, um diese selbst einzurichten oder Sie benötigen Unterstützung von Außen, welche auch nicht kostenlos ist. Berechnen Sie immer die vollen Kosten, am besten pro Nutzer und Monat. Viele günstige Lösungen stehen dann auf einmal in einem völligen anderen Licht da.
- Wenn Sie bereits Altsysteme in Gebrauch haben, dann denken Sie an die Migrationskosten. Gerade bei „selbstgestrickten“ Lösungen entsprechen die Datenformate nicht einem Standard und es können hohe Kosten auf Sie zukommen für den Fall, dass Sie die alten Daten in das neue System übertragen möchten.
Diese Aspekte sind nur die Spitze des Eisbergs. Suchen Sie einen Berater, der sich auskennt und durch die richtigen Fragen herausfindet, was Sie wirklich benötigen. Ich kann es gar nicht oft genug betonen, dass damit eine gute Softwarelösung für Handwerker steht und fällt.
Fragen und Antworten zu Handwerksoftware
Hier noch zwei Fragen, die häufig fallen, wenn man Software kaufen möchte.
Cloudbasiert – ja oder nein?
Cloudbasierte Lösungen, wie maja.cloud, haben den Vorteil, dass man sich um Datenhaltung keine Gedanken machen muss und auch die Software nicht selbst gewartet werden muss. Ein guter Datenschutz ist dabei aber wichtig. Auch hier gilt: Suchen Sie sich einen kompetenten Berater.
Welchen Partner ist der richtige?
Der Partner ist der beste, der nachweisbare Erfahrung hat und bereits viele Handwerksbetriebe mit Software ausgestattet hat. Erkundigen Sie sich bei seinen Referenzen, wie zufrieden diese mit dem Partner sind.